随着时代的发展与科技的进步，人工录入的操作方式显然不合时宜，多家企业正在逐步淘汰传统的纸质文档数字化保存模式，而是采用成熟的云脉文档识别管理系统，加快信息数字化录入、保存、分享工作，提高企业工作效率和竞争力。在企业激励竞争的信息化过程中，一些善于探索的企业发现企业中存在着大量的纸质文件档案，并且随着企业的在日常运作过程中还在大量的产生这种文件档案。这些资料对于企业来说是很重要的企业知识库，企业分析利用这些档案的愿望是很迫切的。但传统的文件档案管理模式，由于占用的存放空间大，整理繁琐，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，安全性保密性不可靠，不能满足企业在激烈的市场竞争中高效运作和流通性的需求，RFID顺势而为从而解决了这一企业都在犯愁的历史难题。

文件管理入库出库系统是以目前先进的RFID技术为基础，结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术结合，完美构建了档案资料信息管理系统这样一个较简单使用的方案，系统主要有两方面功能：档案资料的数字化管理和流通区域管理。

企业依据本身实际情况对档案数据库进行实时维护。通过附着在文件档案上的RFID标签快速高效的完成文件档案的入库和盘点。文件管理入库出库系统软件管理员根据自己的需要可以对用户资料和档案资料的状态进行多条件组合查询，达到对用户借还档案资料的情况和档案资料的流转状态进行监控，避免借阅人员的疏忽而造成档案资料的遗失等工作。普通用户凭个人RFID卡借阅和归还档案资料，也可查询和统计个人与档案资料相关数据，为了方便用户使用，可为普通用户提供自助查询终端，减轻档案管理员的工作量。

文件管理入库出库系统软件解决问题实物定位精准化实现档案在库房、存放位置的动态管理和实时跟踪。批量盘点电子化批量识别档案库房实物。提升盘点效率，杜绝人工盘点差错风险预警实时化根据申请及审批结果，自动规划限定时效内的档案出入库操作及位置/区域，违规将预警；部署标签和位置传感器，结合生物识别设备，实现物品实时管控、人员身份确认、违规将报警;库房管理可视化通过部署声光等电子设备等，快速帮助库房管理人员准确定位存放位置，并在系统中一一对应进行显示，确保库房实物数据清晰可见，准确无误。

文件管理入库出库系统软件主要作业任务有：贴标、分发、接收等流程，通过给每一个档案箱安装一个RFID电子标签，并绑定档案信息，在各关键节点，通过读写设备对电子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID文件管理入库出库系统软件解决方案。

文件管理入库出库系统设计采用三层架构：第一层是采集层，主要是通过射频识别设备以及其它自动识别设备采集数据，包括RFID电子标签和RFID读写器；第二层是网络层，即通过无线通信技术，把采集来的数据传递到中央数据库，包括无线接入设备和相关的网络设备；第三层是应用程序，对采集的数据进行管理，包括数据库服务器、应用服务器等档案管理系统软件。

通过RFID打印机完成RFID电子标签的初始化，电子标签与文件档案袋内所有资料信息进行一一绑定，作为文件档案的唯一标示，在进出文件档案管理中心安装通道式RFID读写器，当文件档案进出省档案管理中心库房时，读写器通过对电子标签数据的读取来实现对档案信息的识别，完成出入库数据的快速获取。在文件档案流转到其它使用单位时，可通过配置的移动采集设备，对交接文件档案信息进行准确的获取并核对，可以快速准确的完成交接。同时，移动采集设备还可以作为日常盘库、移库作业使用。通过rfid打印机，按照省文件档案要求的数据编码格式，将数据写入到电子标签中，同时，在后台将这一标签数据与袋内所有资料信息进行绑定后，打印出电子标签，并粘贴到档案袋上，完成基础数据的建立。

文件管理入库出库系统软件通过通道式读写器时，读写器可以对档案信息进行批量读取，并将读取到的信息上传到后台系统，文件管理入库出库系统软件对出入库日志信息（库管员、领取交接人、交接时间等）进行自动记录，自动生成出入库报表，并和原始任务明细表进行自动比对。对出入库过程中出现的异常情况，如档案数据、信息有误或非法档案出入库等，文件管理入库出库系统软件能自动预警并联动监控系统，发出报警信号。

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